Excel on erinomainen työkalu – mutta silläkin on rajansa

Lähes jokainen yrittäjä on jossain vaiheessa rakentanut asiakaslistansa Exceliin. Se on nopea ottaa käyttöön, tuttu lähes kaikille ja usein täysin riittävä yrityksen ensimmäisille asiakkaille.

Haasteet alkavat yleensä vasta yrityksen kasvaessa.

Kun yhteydenottoja tulee enemmän, tarjouksia lähtee useita viikossa tai asiakkaita hoitaa useampi henkilö, pelkkä taulukko ei enää riitä pitämään kaikkea hallinnassa. Silloin aikaa alkaa kulua tiedon etsimiseen sen sijaan, että sitä käytettäisiin asiakkaisiin.

Mistä tunnistaa, että Excel alkaa tulla vastaan?

Excel ei lakkaa toimimasta yhdessä yössä. Useimmiten ongelmat näkyvät pieninä arjen hidasteina, jotka kasvavat vähitellen.

Tyypillisiä merkkejä ovat esimerkiksi unohtuneet yhteydenotot, epäselvä tieto siitä, missä vaiheessa asiakas etenee, sekä hajallaan olevat tiedot sähköposteissa, puhelimessa ja eri tiedostoissa.

Kun asiakkaan historiaa joutuu etsimään useasta paikasta tai tarjousten seuranta perustuu omaan muistiin, järjestelmä ei enää tue liiketoimintaa – vaan liiketoiminta alkaa pyöriä järjestelmän ehdoilla.

Mitä CRM tekee eri tavalla?

CRM eli asiakkuudenhallintajärjestelmä kokoaa asiakkaisiin liittyvät tiedot yhteen paikkaan.

Yhteydenotot, tarjoukset, muistiinpanot, asiakashistoria ja seuraavat toimenpiteet löytyvät samasta näkymästä. Sen sijaan, että yrittäjän pitäisi muistaa, kenelle piti soittaa ensi viikolla, järjestelmä muistuttaa oikeaan aikaan.

Monissa nykyaikaisissa ratkaisuissa myös verkkosivujen yhteydenottolomakkeet, ajanvaraukset ja muut asiakastapahtumat voidaan tuoda automaattisesti samaan järjestelmään. Näin yksikään liidi ei jää vahingossa käsittelemättä.

CRM ei ole enää vain suurille yrityksille

Aiemmin CRM-järjestelmät olivat usein raskaita, kalliita ja suunnattu suurille organisaatioille. Tämän vuoksi moni pienyrittäjä ajattelee edelleen, ettei CRM ole vielä ajankohtainen.

Todellisuudessa tilanne on muuttunut merkittävästi.

Nykyiset järjestelmät on rakennettu myös pienille yrityksille. Käyttöönotto on huomattavasti aiempaa helpompaa, ja järjestelmä voi kasvaa yrityksen mukana ilman, että toimintatapoja tarvitsee vaihtaa myöhemmin.

Suurin hyöty syntyy kokonaisuudesta

CRM yksinään on hyödyllinen, mutta sen todellinen arvo näkyy silloin, kun se toimii yhdessä yrityksen muiden työkalujen kanssa.

Kun verkkosivut, yhteydenottolomakkeet, ajanvaraus, asiakkuudenhallinta ja automaatiot muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, tieto liikkuu automaattisesti ilman manuaalista työtä.

Se tarkoittaa vähemmän unohtuneita yhteydenottoja, nopeampaa asiakaspalvelua ja enemmän aikaa yrityksen kasvattamiseen.

Milloin CRM kannattaa ottaa käyttöön?

Jos asiakkaita on vielä vähän ja kaikki pysyy helposti omassa muistissa, Excel voi olla täysin riittävä ratkaisu.

Mutta jos huomaat unohtavasi liidejä, käyttäväsi aikaa tietojen etsimiseen tai toistavasi samoja työvaiheita päivästä toiseen, on usein oikea hetki siirtyä järjestelmään, joka tukee yrityksen kasvua myös tulevaisuudessa.

Moni yrittäjä huomaa jälkikäteen, että suurin hyöty ei ollutkaan uuden ohjelmiston hankkiminen – vaan se, kuinka paljon selkeämmäksi arki muuttui.