Automaatio kuulostaa suurelta projektilta – mutta sitä sen ei tarvitse olla

Kun yrittäjä kuulee sanan automaatio, mieleen tulee helposti kallis IT-projekti tai monimutkainen järjestelmä. Todellisuudessa automaatio voi olla paljon yksinkertaisempaa.

Automaatio tarkoittaa käytännössä sitä, että toistuvat työvaiheet hoituvat automaattisesti. Sen sijaan, että käyttäisit aikaa samoihin rutiineihin päivästä toiseen, voit keskittyä asiakkaisiin, myyntiin ja yrityksesi kasvattamiseen.

Monelle pk-yritykselle automaatio ei ole enää kilpailuetu – vaan tapa pysyä kilpailussa mukana.

Mitkä työtehtävät kannattaa automatisoida?

Hyvä nyrkkisääntö on yksinkertainen: jos teet saman asian useita kertoja viikossa, se kannattaa todennäköisesti automatisoida.

Palveluyrityksissä yleisimpiä kohteita ovat esimerkiksi:

• Ajanvarausten vahvistukset ja muistutukset

• Verkkosivujen yhteydenottolomakkeet

• Tarjouspyyntöjen käsittely

• Google-arvostelujen pyytäminen

• Liidien seuranta ja jatkoviestintä

Yksittäinen tehtävä vie vain muutaman minuutin, mutta viikkojen ja kuukausien aikana niistä kertyy helposti useita tunteja turhaa manuaalista työtä.

Kuinka paljon aikaa automaatio voi säästää?

Ajatellaan yritystä, jolla on noin 20 asiakasta viikossa.

Jos ajanvaraukset, yhteydenottoihin vastaaminen, tarjousten seuranta ja palautteiden pyytäminen tehdään käsin, niihin voi kulua helposti 5–10 tuntia viikossa.

Se on lähes yksi kokonainen työpäivä.

Kun nämä vaiheet automatisoidaan, yrittäjä voi käyttää saman ajan uusien asiakkaiden hankkimiseen, palvelun kehittämiseen tai yksinkertaisesti siihen, mistä yrityksen kasvu oikeasti syntyy.

Entä asiakaskokemus?

Moni pelkää, että automaatio tekee palvelusta persoonatonta.

Todellisuudessa hyvin toteutettu automaatio tekee usein päinvastoin.

Asiakas saa vastauksen heti, muistutuksen oikeaan aikaan ja tiedon seuraavista vaiheista ilman viivettä. Kun viestit kirjoitetaan luonnollisesti ja lähetetään oikeassa tilanteessa, suurin osa asiakkaista ei edes huomaa niiden olevan automaattisia.

Lopputuloksena palvelu tuntuu nopeammalta, luotettavammalta ja ammattimaisemmalta.

Suurin hyöty syntyy kokonaisuudesta

Yksi yleisimmistä virheistä on rakentaa automaatioita useisiin eri järjestelmiin.

Kun verkkosivut, asiakkuudenhallinta, ajanvaraus ja viestintä toimivat kaikki eri ohjelmistoissa, aikaa kuluu edelleen tiedon etsimiseen ja asioiden siirtämiseen järjestelmästä toiseen.

Suurin hyöty syntyy silloin, kun kaikki toimii samassa kokonaisuudessa. Tällöin yhteydenotot tallentuvat automaattisesti, asiakasta muistutetaan oikeaan aikaan ja koko myyntiprosessi pysyy hallinnassa ilman ylimääräistä manuaalista työtä.

Mistä kannattaa aloittaa?

Kaikkea ei tarvitse automatisoida kerralla.

Paras tapa aloittaa on tunnistaa yksi työvaihe, joka vie eniten aikaa tai toistuu jatkuvasti. Kun ensimmäinen automaatio toimii, seuraavat on huomattavasti helpompi ottaa käyttöön.

Pienilläkin muutoksilla voi olla yllättävän suuri vaikutus yrityksen arkeen.