Automaatio kuulostaa isolta sanalta

Useimmat yrittäjät kuulevat sanan "automaatio" ja ajattelevat joko tehdasta tai kallista IT-projektia. Kumpaakaan ei tarvita.

Käytännössä automaatio tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että tietokone tekee toistuvat, mekaaniset tehtävät puolestasi — ne joihin ei tarvita harkintaa, mutta jotka vievät aikaa joka tapauksessa.

Mitkä tehtävät soveltuvat automaatioon?

Hyvä nyrkkisääntö: jos teet saman asian samalla tavalla yli kolme kertaa viikossa, se todennäköisesti kannattaa automatisoida.

Tyypillisiä esimerkkejä pienissä palveluyrityksissä:

Ajanvaraukset ja muistutukset. Asiakas varaa ajan verkossa, saa vahvistuksen heti ja muistutuksen päivää ennen. Tämä ei vaadi yrittäjältä mitään — ei soittoja, ei viestejä, ei kalenterin selailua.

Yhteydenottopyyntöihin vastaaminen. Kun joku täyttää lomakkeen sivustolla, hän saa välittömästi viestin jossa kerrotaan milloin otat yhteyttä. Pieni asia, mutta se tekee suuren eron ensivaikutelmaan — ja siihen kuinka moni liidi pysyy "lämpimänä."

Asiakaspalautteiden kerääminen. Palvelutapahtuman jälkeen lähtee automaattinen viesti jossa pyydetään Google-arvostelu tai palaute. Ei joka kerta erikseen muistettava asia, ei awkward pyyntö kasvotusten.

Paljonko aikaa se oikeasti säästää?

Lasketaan konkreettisesti. Oletetaan että sinulla on 20 asiakasta viikossa:

• Ajanvarausvahvistukset ja muistutukset käsin: ~30 min/päivä

• Yhteydenottopyyntöihin vastaaminen: ~15 min/päivä

• Palautteen tai arvostelun pyytäminen: ~20 min/päivä

Se on helposti 5–10 tuntia viikossa pelkästään viestintään — työtä joka ei varsinaisesti vie yritystä eteenpäin, mutta joka on pakko tehdä.

Yleinen väärinkäsitys: automaatio tuntuu epäpersoonalliselta

Tämä on yleisin huoli jonka yrittäjät nostavat esiin. Ja se on aiheellinen — huonosti tehty automaatio kyllä tuntuu robottimaiselta.

Hyvin tehty automaatio taas on käytännössä huomaamaton. Asiakas saa viestin oikeaan aikaan, oikealla nimellä, oikeassa tilanteessa — eikä hän välttämättä edes tajua että viesti lähti automaattisesti. Avainasia on se, että viesti on kirjoitettu ihmiseltä ihmiselle, vaikka lähetys tapahtuukin automaattisesti.

Mistä kannattaa aloittaa?

Ei kannata yrittää automatisoida kaikkea kerralla. Järkevä aloituspiste on valita yksi toistuva tehtävä joka ärsyttää eniten tai vie eniten aikaa — ja rakentaa automaatio juuri siihen.

Kun näkee omin silmin miten se toimii, seuraava askel on helppo.

Nettisivujen yhteyteen rakennettuna automaatiot eivät vaadi erillisiä järjestelmiä tai teknistä osaamista. Parhaimmillaan koko homma on pystyssä ja toiminnassa muutamassa päivässä.